Beleidsplan 2006 - 2010
Hervormde gemeente Vroomshoop
November 2006
INHOUD
1. Inleiding
2. Algemene uitgangspunten
2.1. Zegel van de gemeente
2.2. Visie en Missie
3. Pastoraat
4. Diaconie
5. College van Kerkrentmeesters
6. Hervormde Vrouwendienst
7. Commissie Kerkinactie Vroomshoop (Zending / Werelddiaconaat)
8. Evangelisatiecommissie
9. Commissie Kerk en Israël
10. Liturgiecommissie
11. Commissie Vorming en Toerusting
12. Hervormde Jeugdraad
13. Informatie en communicatie
14. Samen op weg met de Gereformeerde kerk
1. Inleiding
In het vorige beleidsplan voor de periode 2001-1006 is in de inleiding aangegeven waar het in wezen op aan komt:
Het (her)schrijven van het beleidsplan is niet meer, maar ook niet minder dan een poging om ons ‘Gemeente-van-Christus-zijn’ in het hier-en-nu in kaart te brengen.
Waar komen wij vandaan, waar bevinden wij ons en waar gaan wij heen?
In dit beleidsplan voor de periode 2006 -2010 zijn in het eerste hoofdstuk de algemene uitgangspunten aangegeven die de vertrekpunten en het kader vormen voor het beleid.
Dat waartoe wij ons als gemeente hebben verbonden met ons Zegel. En de Visie en Missie die daaruit voortvloeit. En verder ook de kenmerken van de kerk van vandaag.
Wat de kerk voor de mensen vandaag en morgen wil zijn.
Gevolgde aanpak.
In 2005 is begonnen met de voorbereiding van het beleidsplan 2006 – 2010.
Een commissie heeft zich beraden op vragen rond “Waar komen we vandaan, waar bevinden we ons en waar gaan we heen?”. Er is een enquête gehouden onder alle leden van de Hervormde gemeente Vroomshoop om te peilen wat als de sterke en zwakke punten worden beschouwd. En ook wat de redenen zijn om met de gemeente verbonden te blijven of wat de redenen zijn (geweest) om grotendeels af te haken.
De bevindingen van de voorbereidingscommissie hebben in december 2005 geresulteerd in een Startdocument voor het beleidsplan 2006 – 2010. Met dit startdocument kregen de delen van de kerkenraad en alle commissies / organen van bijstand de opdracht mee om voor het eigen onderdeel het beleid voor de komende jaren te formuleren, met daaraan gekoppeld een werkplan voor het seizoen 2006 – 2007. Daarbij waren handreikingen en handvatten gevoegd om deze opdracht zo gericht mogelijk uit te voeren.
Opzet van het beleidsplan.
Het vorige beleidsplan (2001 – 2006) bestond uit een uitvoerige beschrijving van elk onderdeel en elke commissie van de kerkenraad, met gesignaleerde knelpunten en in een hoofdstuk “Toekomstvisies” de daaraan gekoppelde beleidsvoornemens.
Het is van belang geacht de beschrijving van elke commissie / elk orgaan van bijstand met taak- en doelstelling opnieuw vast te leggen. Deze meer statische gegevens zijn echter geen onderdeel meer van het beleidsplan, maar zijn in een bijlage aan het beleidsplan toegevoegd.
Het beleidsplan zelf bevat na de formulering van de algemene uitgangspunten (hoofdstuk 2) een beschrijving per onderdeel van de kerkenraad en per commissie / orgaan van bijstand van de beleidsvoornemens voor de komende jaren en de zaken die meer concreet in het seizoen 2006 – 2007 aandacht zullen krijgen.
Jaarplanning
Bij een meerjarig beleidsplan is de kans aanwezig dat het plan na vaststelling in een la verdwijnt en dat na vijf jaar wordt gekeken wat er toen ook al weer was geformuleerd, om het vervolgens te gebruiken als opstap voor het volgende beleidsplan. Dat is niet de bedoeling!
Het beleidsplan moet worden geconcretiseerd in een jaarlijks werkplan voor de zaken die in het komende seizoen ter hand zullen worden genomen.
-> Om dat verder handen en voeten te geven wordt twee keer per jaar, namelijk in de kerkenraadsvergadering in november en in juni het beleidsplan geagendeerd met voor elke commissie de vraag naar de activiteiten:
-> de uitvoering -> evaluatie -> bijstelling-> nieuwe planning voor de volgende periode.
2. Algemene uitgangspunten
2.1. Zegel van de Gemeente
De Hervormde Gemeente Vroomshoop voert in haar zegel als tekst 1 Timoteüs 1 vers 1b:
“naar de opdracht van God, onze Heiland, en van Christus Jezus, onze hoop” (NBG)
“in opdracht van God, onze redder, en van Christus Jezus, onze hoop” (NBV)
Wat die opdracht inhoudt, lezen we onder meer in het zestiende vers van dit hoofdstuk.
In de vertaling NBG 1951:
“Maar hiertoe is mij ontferming bewezen, dat Jezus Christus in de eerste plaats in mij zijn ganse lankmoedigheid zou bewijzen tot een voorbeeld voor hen, die later op Hem zouden vertrouwen ten eeuwigen leven.”
In de nieuwe vertaling NBV 2004:
“en juist over mij heeft Christus Jezus zich ontfermd; ik was de eerste aan wie hij zijn grote geduld toonde, zodat ik een voorbeeld werd voor allen die in hem geloven en het eeuwige leven zullen ontvangen.”
2.2. Visie en Missie
Vanuit deze opdracht is onze visie
In navolging van Jezus Christus als gemeente een voorbeeld zijn voor allen
en onze missie
Door de verkondiging van het evangelie en door daaruit te leven in dienstbaarheid aan elkaar en aan de wereld anderen tot Jezus brengen.
De visie op het leven en werken van de kerk in haar geheel ? en ook van de kerkelijke gemeente hier in Vroomshoop ? kan verder worden ontleend aan het rapport van de generale synode van de PKN van november 2005 “Leren leven van de verwondering”:
Wat wil de kerk voor de mensen vandaag en morgen zijn?
1. De kerk wil een krachtige geloofsgemeenschap zijn waar mensen, samen met anderen en in het licht van de woorden van God, de zin van hun leven kunnen ontdekken.
2. De kerk wil vanuit haar protestantse geloofstraditie staan voor de levensveranderende boodschap van het evangelie en hiervan getuigen.
3. De kerk wil een gemeenschap zijn waar Gods aanwezigheid wordt gevierd in de prediking, in liederen, gebeden en in de tekenen van doop en avondmaal.
4. De kerk wil een gemeenschap van gebed zijn waar mensen leren beseffen dat zij hun lijden, hun schuld en hun vragen in Gods hand mogen leggen.
5. De kerk wil een centrum van waarden en spiritualiteit zijn, een plek van bezinning waar mensen kunnen ontdekken wie zij zelf zijn en wat God van hen vraagt.
6. De kerk wil een zorgzame gemeenschap zijn die zich bekommert om mensen in problemen, hen bijstaat en voor hen opkomt.
7. De kerk wil een gemeenschap zijn waar mensen zich geborgen kunnen weten.
8. De kerk wil een beweging van hoop en verwachting zijn waarin mensen elkaar dichtbij en veraf inspireren over de grenzen van armoede, onrecht en hopeloosheid heen.
De missie, taak en opdracht is ook samen te vatten in de formule:
3. Pastoraat
Met betrekking tot het pastoraat richt het beleid van de kerkenraad – en vooral de consistorie (het ouderlingenberaad) – zich de komende jaren op het bestrijden van de in de bijlage (hoofdstuk 4.1) aangeduide knelpunten. Meer concreet houdt dit in:
-> actieve werving van ouderlingen en wijkbezoek(st)ers;
-> verbetering coördinatie binnen de sectoren;
-> taken in de geledingen van de jeugdraad zo verdelen dat er voor de jeugdouderlingen ruimte blijft voor jongerenpastoraat;
-> meer onderlinge ontmoetingen en meer verbondenheid met elkaar;
-> duidelijk maken aan betrokkenen hoe het bezoekwerk is opgedeeld over wijkpredikant / kerkelijk werker, sectorouderling en wijkbezoek(st)ers / HVD-sters;
-> contact met doopouders blijven onderhouden;
-> doelgerichte en planmatige aanpak van de catechisaties.
Voor het komende seizoen 2006-2007 krijgt dat meer concreet vorm in:
-> een planning maken voor een aantal keren koffiedrinken na de dienst;
-> het organiseren van ontmoetingsavonden samen met de Gereformeerde kerk;
-> vanuit de gemeente doopouders en ouders die (dreigen) uit het zicht raken weer betrekken bij de gemeente van Jezus Christus en Zijn kerk;
-> een commissie voor de catechisatie overwegen en eventueel benoemen;
-> de mogelijkheden tot de aanstelling van een catecheet onderzoeken;
-> zoeken naar de mogelijkheid voor een betaalde jongerenwerker.
4. Diaconie
Vanuit de in de bijlage (hoofdstuk 4.2.) aangegeven doelstelling en taakomschrijvingen van de diaconie is het beleid voor de komende jaren gericht op de volgende punten:
Financieel beheer.
In verband met de vele wijzigingen die aanstaande zijn op het gebied van de zorg en sociale wetgeving worden in toenemende mate hulpvragen van eigen gemeenteleden verwacht. Aangezien de middelen maar op één manier uitgegeven kunnen worden, zal in de toekomst een andere invulling van de begroting noodzakelijk zijn. Er wordt verwacht dat meer middelen beschikbaar moeten zijn voor de hulpverlening aan eigen gemeenteleden. Er wordt op dit gebied dan ook nadrukkelijk aansluiting gezocht bij hulpverlenende instanties zoals de Stadsbank en het Algemeen Maatschappelijk Werk.
-> De diaconie gaat een procedure schrijven voor de behandeling van genoemde aanvragen.
Gehandicaptenwerk.
De diaconie wil ruime bekendheid blijven geven aan aangepaste vakanties, bedoeld voor mensen die niet in staat zijn om “gewoon” op vakantie te gaan. Om zo deze doelgroep een stukje ontspanning en afleiding te kunnen bieden.
-> Een aanvullende activiteit is het samen met gemeenteleden vrijwilligerswerk doen tijdens een van de vakantieweken.
Ouderenwerk.
De diaconie wil, waar nodig en mogelijk, in kunnen spelen op ontwikkelingen op het gebied van het ouderenwerk en zorg.
De huidige activiteiten moeten minimaal gehandhaafd blijven.
Vervoer.
Huidige aanpak voortzetten.
Dorkas.
In samenwerking met de Stichting Dorkas het huidige beleid continueren.
Nieuwe aandachtspunten:
-> Opzetten van een gezamenlijk collecterooster met de Gereformeerde kerk.
-> Het gezamenlijk verder ontwikkelen van kennis en ervaring op het gebied van Diaconale Zorg en de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO).
Voorts zullen ontwikkelingen op allerlei terreinen binnen onze kerk, onze gemeente en landelijk, voor zover niet nader genoemd in dit beleidsplan, nauwlettend worden gevolgd om waar nodig en voor zover het binnen onze mogelijkheden ligt, tijdig te kunnen reageren.
5. College van Kerkrentmeesters (CvKR)
Vanuit de in de bijlage (hoofdstuk 4.3) beschreven doel- en taakstelling is het beleid van het College van Kerkrentmeesters de komende jaren gericht op de volgende punten:
Geldwerving.
Onze kerk doet jaarlijks mee aan de actie kerkbalans. Van de gemeenteleden wordt een bijdrage gevraagd die gebaseerd is op draagkracht en op vrijwilligheid.
Voor het bezorgen en ophalen van de toezeggingen wordt de belangrijke bijdrage geleverd door de HVD.
-> Daarom zal de HVD in principe niet gevraagd worden voor andere bezorgacties.
Om de Evangelieverkondiging mogelijk te maken zijn mensen en gebouwen nodig.
De inkomsten van de actie Kerkbalans zijn voor de eigen gemeente.
Voor ons als Kerkrentmeesters is het van belang om te weten:
- hoe is de ontwikkeling van het aantal gemeenteleden;
- hoe is het verloop van het aantal bijdragers;
- hoe is de opbouw van de leeftijdcategorie inzake de vrijwillige bijdragen;
- hoe is de bijdrage-grootte van de gemeente.
-> de trends die zich de afgelopen jaren ten aanzien van bovenstaande zaken hebben voorgedaan worden in beeld gebracht
Gebouwen.
Voor de eredienst en overige activiteiten die van de gemeente uitgaan zijn gebouwen nodig. Gebouwen vragen veel onderhoud. Hiervoor is een meerjaren onderhoudsplan opgesteld.
-> Dit plan wordt geactualiseerd en gevolgd.
Door allerlei regelgeving, is de veiligheid van kerkgebouwen de laatste jaren een belangrijke aangelegenheid.
-> Wij zullen de adviezen/regelgeving van de burgerlijke overheid volgen en zelf waar nodig actie ondernemen om een goede veiligheid te waarborgen.
Personeel.
Onder personeel wordt verstaan de plaatselijke kerkelijk medewerkers (koster, organist) die in fulltime dan wel parttime dienst werkzaam zijn.
Hiervoor zijn door onze Kerk rechtspositieregelingen vastgesteld.
-> Ons beleid is dat wij deze regelingen volgen en een goed personeelsbeleid te voeren.
Orgel.
Het Van Dam orgel is in 2000 uitgebreid met een 2e klavier en voldoet daarmee meer dan voldoende aan haar doel: het begeleiden van de samenzang tijdens de erediensten.
Hoewel het orgel wellicht in aanmerking zou kunnen komen voor de status van “beschermd monument”, zal dit niet als doel nagestreefd worden vanwege de daarmee samenhangende beperkingen in vrijheid van handelen en de betrekkelijke lage geldelijke tegemoetkomingen.
-> Wel zal de huidige status gehandhaafd blijven en daartoe wordt het onderhoud uitsluitend uitgevoerd door professionele en terzake kundige bedrijven.
Registers.
De door de PKN in haar ordinanties vastgelegde verplichtingen ten aanzien van het bijhouden van de registers zullen als leidraad worden gevolgd.
-> De ledenadministratie wordt bijgehouden in het, onder verantwoording van SMRA beheerde, Landelijke Leden Registratiesysteem. (LLR).
-> Naast het bijhouden van een (verplicht) doop- en belijdenisboek in papieren formaat zal onder verantwoording van het CvKR ook een dergelijk trouwboek worden bijgehouden.
Aan de perforatieregeling voor voorkeurleden zal een ruimhartige medewerking worden verleend aan zowel voorkeurleden uit andere geografische gemeenten die bij onze kerk willen horen als leden van de onze gemeente die bij een gemeente elders willen behoren.
Uitschrijving van leden is een pastorale zaak waarbij het CvKR slechts uitvoerend zal optreden.
Niet-hervormde leden zullen in registratie worden gehouden zolang zij samenwonen met tenminste één hervormd gemeentelid.
-> Kaartenregisters voor sectieouderlingen en predikanten / kerkelijk werker zullen waar mogelijk vervangen worden door een licentie in het LLR, dit om de toekomstige toenemende kosten van kaartenregisters te beperken.
Verzekeringsportefeuille.
Door het College van Kerkrentmeesters zal een checklist worden opgemaakt die alle verzekeringsvormen bevat die voor een gemeente van belang zijn. Het is dan mogelijk om in een oogopslag te zien wat wel en wat niet verzekerd is.
-> Deze checklist wordt eenmaal per jaar in een vergadering van de Kerkrentmeesters aan de orde gesteld en alle verzekeringszaken zullen dan worden doorgenomen.
Archief.
Het CvKR zal ruimte beschikbaar stellen voor het onderbrengen van archieven van noodzakelijke en wenselijke documentatie. Deze lopende archieven zullen worden bijgehouden door betrokkenen zelf.
Kerkblad.
De exploitatie en bezorging van een kerkblad valt onder de verantwoording van het CvKR.
Inhoudelijk is de aangestelde redactie verantwoordelijk.
Als aanzet tot een verregaande samenwerking met de plaatselijke Geref. Kerk wordt sinds 2006 een gezamenlijk kerkblad uitgegeven. Omdat de kerkbode een belangrijk middel is om het contact tussen gemeente en gemeenteleden te onderhouden, zal een abonnement aangeboden worden tegen een acceptabele prijs.
6. Hervormde vrouwendienst (HVD)
De Hervormde Vrouwendienst (HVD) voert haar taken uit overeenkomstig de in de bijlage (hoofdstuk 4.4.) beschreven doel- en taakstelling.
7. Commissie Kerkinactie Vroomshoop (Zending/Werelddiaconaat)
Vanuit de in de bijlage (hoofdstuk 4.5) aangegeven ontwikkeling en de doel- en taakom-schrijving van de in 2005 ontstane Commissie Kerkinactie Vroomshoop (Zending/ Wereld-diaconaat) is het beleid van de Commissie voor de komende 5 jaar gericht op een viertal speerpunten:
-> Verdere vormgeving van de werkwijze van de Commissie.
-> Samenvoeging gescheiden financiële administraties tot één financieel beleid voor beide kerken.
-> Invulling geven aan het programma Kerkinactie Interactief van Kerkinactie te Utrecht.
(Met het programma “Kerkinactie Interactief” wil Kerkinactie te Utrecht een directer contact bewerkstelligen tussen het landelijk niveau en de plaatselijke gemeenten door plaatselijke gemeenten te stimuleren om projectmatig te gaan werken; hetzij door keuze van projecten uit het programma van Kerkinactie, hetzij door “eigen” initiatieven )
-> Uitbreiding van de activiteiten met het deelprogramma Kinderen in de Knel van Kerkinactie te Utrecht.
8. Evangelisatiecommissie
In de bijlage (hoofdstuk 4.6) is de doel- en taakomschrijving gegeven van de Evangelisatiecommissie.
Vanuit deze doel- en taakstelling is het beleid de komende jaren gericht op:
-> organiseren Alpha-cursussen;
-> uitbreiden Alpha-organisatie richting de Geref. kerk;
-> uitbreiden lectuurevangelisatie van de predikanten / kerkelijk werker naar de ouderlingen voor Kerst en eventueel Pasen;
-> organiseren open deurdiensten (twee per jaar)
-> overleg met de Geref.. kerk over verdere samenwerking open deurdiensten
-> contact leggen met de koffieochtend organisatie
-> nadenken hoe we verder gestalte kunnen geven aan kontakten met rand- / buiten-kerkelijken
Voor het komend seizoen 2006-2007 spitsen de activiteiten zich toe op:
-> organiseren bezorging kerkblad bij de niet-abonnees kerkblad voor kerst 2006;
-> eerste keer organiseren ontmoetingsavonden in samenwerking met Commissie V&T
-> organiseren Kerstzangdienst met kerst 2006
Taken 2007/2008
-> wat draait blijft draaien
-> uitbreiden activiteiten richting rand- / buitenkerkelijken
-> integratie werkgroep open deurdiensten met de gereformeerde werkgroep
-> eenmalig opzetten kerstmagazine van Vroomshopers voor Vroomshopers voor kerst 2007
Taken 2008/2009
-> wat draait blijft draaien
-> zoeken nieuwe evangelisatieouderling
9. Commissie Kerk en Israël
In de bijlage (hoofdstuk 4.7) is de doel- en taakomschrijving gegeven van de Commissie Kerk en Israël.
Voor de komende jaren is het beleid gericht op uitvoering van deze doel- en taakstelling.
-> In het najaar van 2006 organiseert de commissie in overleg met de Commissie V&T een bijeenkomst over Kerk en Israël.
10. Liturgiecommissie
In de bijlage (hoofdstuk 4.8) is de plaatsbepaling, de doel- en taakstelling beschreven van de Liturgiecommissie. Vanuit deze doel- en taakstelling is het beleid de komende periode gericht op de volgende punten:
Bediening Heilige Doop:
Bij de bediening van de Heilige Doop in de eredienst blijft de commissie zich bezinnen op het gebruik van de doopformulieren van het Dienstboek in ontwerp (1955) en het recentere Dienstboek (een proeve, 1998), respectievelijk klassiek-gereformeerd en oecumenisch.
-> Het is van belang om in nauw overleg met kindernevendienst, zondagsschool en ouders vorm en gestalte te geven aan de plaats van de kinderen in de dienst en aan de betrokkenheid van de ouders bij de dienst.
Viering Heilig Avondmaal:
-> De commissie komt in opdracht van de kerkenraad met een voorstel om de wijze van vieren van het Heilig Avondmaal gevarieerder te laten plaatsvinden. Mogelijkheden worden onderzocht om naast de vorm van vieren in de banken (zoals tot op heden ter plaatse vnl. gebruikelijk) daarnaast ook te komen tot een andere vorm van vieren, (staande in een kring, lopend, zittend aan tafel).
-> Verder zal de commissie zich op dit gebied bezinnen op het gebruik van Tafelgebeden, zoals ook te vinden in het recent verschenen Dienstboek, een proeve (1998), naast het gebruik van de klassiek-gereformeerde formulieren.
Adventsperiode / tijd vóór Pasen:
-> De commissie wil er zorg voor dragen dat in de hier genoemde perioden van het kerkelijk jaar aan de projecten, aangedragen door kindernevendienst en zondagsschool, de juiste aandacht wordt besteed. Hierbij kan ook op de cantorij en andere gemeenteleden een beroep worden gedaan.
Cantorij:
De commissie draagt er zorg voor dat de cantorij regelmatig haar medewerking verleent aan de eredienst van de gemeente.
-> Het blijft noodzakelijk dat het aantal leden van de cantorij wordt uitgebreid en op peil wordt gehouden.
Deelname gemeenteleden:
-> De commissie wil initiatieven nemen om gemeenteleden actiever en zichtbaarder te laten bijdragen en deelnemen aan de invulling van de eredienst van de gemeente. Bijvoorbeeld doordat ook anderen dan de predikant in gebeden en lezingen, zoals op bepaalde momenten uit de NBV, aan het woord komen en mensen met muzikale gaven naast onze organisten bij het meewerken aan de eredienst betrokken worden.
-> Verder blijft zij creatieve uitingen van gemeenteleden ondersteunen en stimuleren, zoals bijvoorbeeld het ‘liturgisch bloemschikken’ in de Adventsweken en in de weken vóór Pasen en bij andere gelegenheden. Die steun geldt ook extra studiemomenten samen, uit de NBV.
De plaats van de kinderen in de kerkdienst:
De commissie draagt er zorg voor dat het voornemen van de kerkenraad indertijd (1998) om ‘een beleid in gang te zetten waarbij kinderen ‘s zondags een plaats hebben in het midden van de gemeente’, ook nu als beleid onder de aandacht van kerkenraad en gemeente wordt gebracht.
-> Dit gaat een doordenking en uitwerking krijgen
Invulling SoW-avonddiensten:
-> De commissie wil mogelijkheden onderzoeken om aan de SoW-avonddiensten meer gestructureerd invulling te geven. Dit uiteraard alleen in nauwe samenwerking met de liturgiecommissie van de Gereformeerde Kerk. Te denken valt aan een reeks van thematisch ingevulde diensten rond bijvoorbeeld de artikelen van de Apostolische Geloofsbelijdenis, de Tien Geboden etc.,
Daarbij wordt opgemerkt, dat dit in de huidige praktijk moeilijk te realiseren is.
11. Commissie Vorming en Toerusting (V&T)
In de bijlage (hoofdstuk 4.9) is de doel- en taakomschrijving gegeven van de gezamenlijke Commissie Vorming en Toerusting.
-> In het najaar van 2006 wordt een tweede ronde van ontmoetingsavonden georganiseerd met een ondersteuningsgroep vanuit de Hervormde gemeente
-> In september 2006 brengt de commissie een brochure uit met de activiteiten in het komende seizoen. De commissie streeft naar samenhang met activiteiten vanuit de kerkenraden op het vlak van vorming en toerusting.
12. Hervormde Jeugdraad
In de bijlage is het beleidsstuk van de Hervormde Jeugdraad als afzonderlijk hoofdstuk 5 toegevoegd.
Vanuit dit beleidsstuk zijn de concrete activiteiten voor de komende tijd:
-> verdere uitbouw van de samenwerking met de Gereformeerde Jeugdraad;
-> het vasthouden en vinden van voldoende vrijwilligers voor de onderscheiden activiteiten;
-> een andere (werk)methode voor Jeugdclub Stekkies;
-> verbetering van praatje vooraf met de kinderen van de kindernevendienst en meer aandacht bij hun terugkeer in de kerk;
-> stimuleren van meer kinderen in de kindernevendienst;
-> vaker vormen van gezinsdiensten waarbij de kinderen wel in de kerk kunnen blijven;
-> meer kinderen naar de zondagsschool;
-> projecten van de Jeugddienstcommissie:
- oprichten van een combo om de diensten te begeleiden
- eens een ander soort dienst dan de geijkte opzet met een overdenking door een dominee
- een gedicht / overdenking in plaats van een schriftlezing
- meer PR-activiteiten
- enquête onder de bezoekers van de jeugddiensten
-> samenvoeging van de financiën vanuit beide kerken;
-> samenstellen van een commissie die nagaat wat er voor de groep van ca. 13 – 17 jarigen kan worden gedaan.
13. Informatie en communicatie
Kerkbode
Vanaf begin 2006 is er een gezamenlijke kerkbode met de Gereformeerde kerk.
De opzet en inhoud van de Kerkbode wordt door de redactie regelmatig geëvalueerd.
-> Met ingang van de tweede jaargang (2007) wordt de omslag opnieuw vorm gegeven en wordt afgewogen of het formaat A5 blijft of dat toch voor A4 wordt gekozen.
Jaargids
Jaarlijks wordt tegelijk met de actie kerkbalans het gemeentegidsje bezorgd.
-> Zin, vorm en inhoud hiervan worden regelmatig opnieuw beoordeeld. Dit in samenhang met de mogelijkheden van informatie via de WEB-site en de informatie die is opgenomen in de bijlage bij dit beleidsplan met de algemene gegevens over de Hervormde gemeente Vroomshoop.
-> Met ingang van het jaar 2007 vindt een verdere afstemming plaats met de informatie op de WEB-site en de informatie in het jaarboekje en het overzicht met de gemeentegegevens (bijlage).
Gids gemeentegegevens.
Als onderdeel van het beleidsplan (bijlage) wordt het overzicht van de Gegevens Hervormde Gemeente Vroomshoop geactualiseerd en gepubliceerd op de WEB-site.
-> Periodiek wordt nagegaan of de gegevens in deze gids nog up to date zijn.
-> Bij het opzetten van een volgend beleidsplan wordt de gids geëvalueerd en geactualiseerd.
Jaarplanning activiteiten.
Voor een goede onderlinge afstemming en mede met het oog op gerichte publiciteit is het gewenst om te komen tot een jaaroverzicht met de opzet en inhoud van alle activiteiten die in het verband van onze gemeente gepland zijn. Dit in samenspraak en afstemming met de Geref. kerk.
-> Aan het begin van het seizoen 2006-2007 wordt het geheel van activiteiten in kaart gebracht en verwerkt in een jaarschema van activiteiten. Dit schema gaat het format vormen voor een complete planning van de activiteiten in het seizoen 2007-2008.
Publiciteit.
Bijzondere kerkelijke activiteiten worden ondersteund via publiciteit in de media, via de informatie-borden in het kerkgebouw en door vermelding op de WEB-site.
-> Vanaf het seizoen 2006-2007 wordt de jaarplanning van alle (bijzondere) activiteiten die zullen plaatsvinden gebruikt voor een geïntegreerde aanpak om daaraan via de geëigende informatie-kanalen gericht bekendheid te geven.
INTERNET
De sinds 2004 bestaande WEB-site is vanaf 2006 herbouwd en opnieuw operationeel geworden.
Het beleid is er op gericht deze WEB-site gericht te gebruiken als informatiekanaal voor de eigen leden en voor belangstellenden van buiten de gemeente.
Daarnaast wordt het beleid gericht op het onderling kunnen gaan communiceren via E-mail binnen de kerkenraad, het moderamen en de organen en commissies van de kerkenraad.
-> In het seizoen 2006-2007 worden de mogelijkheden nagegaan om degenen die al over internet en een E-mail adres beschikken vergaderstukken en andere informatie via E-mail te verstrekken.
Op langere termijn worden de mogelijkheden nagegaan om via de WEB-site te communiceren en relevante stukken (waaronder de agenda en vergaderstukken van vergaderingen) te verspreiden.
Communicatiebeleid / Communicatieplan
Communicatie is een proces en geen eenmalig gebeuren.
-> De kerkenraad bespreekt in het komend seizoen de interne en externe communicatie aan de hand van gerichte vragen en de communicatiematrix (zie: “Bronnen voor beleid”).
De vragen zijn onder meer:
? Is het beeld dat we naar buiten brengen representatief voor wat er gebeurt in de kerk?
? Welk publiek / welke doelgroepen hebben we benaderd? Met welke middelen?
? Hebben we de verschillende media voldoende benut?
? Welke activiteiten en meningen zijn in het afgelopen jaar niet naar buiten gebracht?
? Welke zaken speelden er in Vroomshoop waaraan de kerk een relevante bijdrage kon leveren?
? Zijn de kerkelijke communicatiemiddelen redactioneel voor verbetering vatbaar?
En vooruit kijkend zijn de vragen:
? Welke zaken spelen er het komend jaar in Vroomshoop waarbij de kerk een bijdrage kan leveren?
? Welke activiteiten zetten we komend jaar op touw, waarin we afwijken van de activiteiten in het achterliggende jaar?
? Waar ligt de speerpunt van het beleid in het komende jaar?
De communicatiematrix is een schema met op de ene als alle doelgroepen en op de andere as alle communicatiemiddelen.
Mede aan de hand van een eerste evaluatie van het communicatiebeleid wordt afgewogen of gekomen moet worden tot de instelling van een kleine Werkgroep Communicatie.
Deze kan doelen en taken hebben zoals omschreven in hoofdstuk 10 van het werkboek “Bronnen ...:
? het ondersteunen van de gemeente bij het zo creatief mogelijk overbrengen van de inhoud van de verschillende activiteiten op concrete (interne en externe) doelgroepen.
? het bevorderen van de gewenste beeldvorming in algemene zin
? het maken van een communicatieplan
? het ondersteunen van de diverse organen en commissies in de communicatie over activiteiten
? redactie / eindredactie kerkbode
? redactie / eindredactie WEB-site
? participeren in de redactie van Kerk Lokaal van Delta FM
? de publicitaire ondersteuning van grote campagnes als kerkbalans, rommelmarkt en acties voor noodhulp door de diaconie.
-> Vervolgens wordt jaarlijks in de kerkenraad de externe en interne communicatie geagendeerd en besproken in aanwezigheid van de leden van de commissie communicatie.
ARCHIVERING – het verwerven en beheren van relevant archiefmateriaal
Het College van Kerkrentmeesters is op grond van ord. 11 artikel 2 de leden f en g verantwoordelijk voor het bijhouden en van de registers van de gemeente (doopboek, belijdenisboek en trouwboek) en het beheren van de (statische) archieven van de gemeente. De betrokkenen houden zelf de lopende archieven zelf bij. Het beleid is gericht op een zorgvuldig beheer van de archieven van de gemeente; doch er is thans weinig zicht op of de deelarchieven zorgvuldig worden beheerd.
-> De huidige werkwijze en de feitelijke stand van de archieven wordt geëvalueerd en zo nodig worden voorstellen gedaan tot verbetering c.q. aanpassing van de huidige werkwijze en opschoning van verjaard archiefmateriaal.
14. Samen op Weg met de Gereformeerde Kerk Vroomshoop
In vervolg op de rapporten van de SoW-commissie:
-> stimuleren de kerkenraden van de beide kerken de intensivering van de samenwerking tussen of de samenvoeging van de organen / commissies.
Met verwijzing naar de nabeschouwing over de praktische consequentie van de PKN die is toegevoegd aan de Plaatselijke Regelingen:
-> beraden op korte termijn, namelijk januari 2006, de beide moderamina en de kerkenraden zich op deze consequenties en zij zoeken naar vormen om al tegemoet te komen aan wensen van ouders, huwelijksparen of families om een doop, huwelijksinzegening of begrafenis in gezamenlijk PKN-verband te kunnen laten plaatsvinden.
Aangezien met twee nog zelfstandige ? dus formeel gescheiden ? Protestantse kerken in Vroomshoop er steeds (meer) frictie zal ontstaan tussen de wensen tot gezamenlijkheid en de formele mogelijkheden daartoe:
-> gaan de beide moderamina en de kerkenraden zich beraden op meer structurele vormen van samenwerking in de richting van een uiteindelijk samengaan.
Tot slot gaan de moderamina zich beraden op:
-> de wenselijkheid en de mogelijkheid tot het vormen van een Raad van Kerken in Vroomshoop of de gemeente Twenterand
ds. J.A. Antonides, preses G. Verheij, tweede scriba
